보고서 작성은 직장인의 필수다. 보고서를 통한 의사소통이 원활해야 수월하고 효율적으로 일을 할 수 있다. 그런데 실상은 그렇지 못하다. 체계적 수업을 받지 못했기 때문이다. 그래서 최고의 글쓰기 강사 백승권이 나섰다. 책 제목 '보고서의 법칙'.

이 책은 지난 2005년 노무현 대통령의 지시로 청와대 비서실이 6개월의 노력 끝에 만든 '보고서 작성 매뉴얼'을 이어받은 책이다. 1장 일주일 내로 보고서를 써야 하는 당신에게, 2장 보고서는 패턴이다, 3장 보고서는 형식이다, 4장 보고서 종류별 작성 요령 등으로 이루어진 이 책은 저자의 말에 의하면 굳이 순서대로 읽지 않아도 되는 책으로 필요할 때마다 펼쳐보기에 합당하도록 집필되었다.

문서 작성은 직장 업무에서 가장 큰 비중을 차지한다.(1/3 비율) 한편 문서작성은 가장 궁금한 대상이기도 하다. 저자는 외국을 상대로 한 업무가 아닌 이상 거의 사용할 일이 없는 영어를 애써서 배우느니 실제 가장 필요하고 중요한 보고서 작성에 대해 배우고 준비해야 한다고 강조한다.

저자는 글을 크게 a. 문학(시, 소설, 평론)과 b. 비문학(보고서, 편지, 이메일, 발표 원고 등)으로 나눈 뒤 b는 노력 여하에 따라 잘 쓸 수 있다고 말한다. 보고서 작성은 선택 - 요약 - 배열 - 표현하는 기술이다. 저자는 글은 누에고치처럼 뽑아내는 명주실이 아니라 블록(덩어리)이라 말한다. 중요한 것은 선택 기준 수립, 핵심 요약, 전략적 배열(철저한 두괄식 글쓰기), 직관적 표현의 필요성을 역설한다.

의사결정권자 중심으로 쓰는 것이 중요하다. 보고서는 결국 의사결정권자의 현명한 판단을 이끌어내기 위한 것이다. 저자는 보고서는 단순 기록 이상의 의미가 있는바 그것을 제대로 쓰지 않는다면 경험이라는 무형의 자산을 낭비하는 것이나 마찬가지라는 말을 한다. 보고서는 짧게 써야 한다. 짧을수록 좋다.

꼭 필요한 말만 해야 한다. 그리고 명료해야 한다. 명료하지 않은 문장은 혼란을 초래한다. 명확한 이유와 근거가 제시되어야 한다. 요약은 그것만으로 충분한 정보가 담겨야 한다. 추상화나 개념화 일변도로 흐르지 않아야 한다. 예시가 수반되어야 하는 것이다.

사람들은 대개 다른 사람들의 글을 끝까지 읽지 않는다. 그런데 쓰는 사람은 이 사실을 잊고 상대가 끝까지 읽어야 알 수 있게 쓰기에 소통이 제대로 이루어지지 않는다.

미괄식을 두괄식으로 바꾸는 방법은 이렇다. 글이 궁극적으로 독자에게 전하려는 용건(결론, 주장)과 근거와 이유를 찾는다. 용건을 먼저 쓰고 이유나 근거를 다음에 쓴다. 핵심 문장은 번호를 매기고 그 아래 관련 내용을 적당한 크기의 덩어리로 뭉쳐놓는다. 핵심 부분은 모두 볼드 처리한다.

미괄식도 장점이 있다. 개인적, 정서적인 글에 유용하다. 스토리텔링 글쓰기에 적합하다. 깨달음과 통찰을 주기 위한 글은 미괄식이 좋다. 대형 마트 방식으로 분류해야 한다. 카테고리로 나누는 것이다. 중복과 누락의 오류를 범하지 않는 것만으로 보고서의 평균적 품질이 보장된다.

저자는 인지적 구두쇠와 지식의 저주를 말한다. 인지적 구두쇠는 어떤 상황이나 내용을 파악하기 위해 인지적 노력을 쏟는 것에 인색한 것을 이르는 말이고 지식의 저주는 자신이 아는 만큼 다른 사람도 당연히 알 것이라고 착각하는 것을 이르는 말이다. 피해야 할 오류들이다.

저자는 상관은 가장 인색한 인지적 구두쇠임을 잊지 말아야 한다고 말한다. 사람의 마음을 움직이려면 독자의 머릿속에 생각(논리, 의견)과 그림(사실, 경험)을 그려주어야 한다. 그래야 독자의 공감과 동의라는 적극적 반응을 이끌어낼 수 있다.(158 페이지)

저자는 선경후정(先景後情)을 말한다. 경치를 먼저 보여주고 글쓴이의 의견과 생각을 말하는 방식이다, 저자는 선경후정은 한시 뿐 아니라 에세이, 칼럼, 보고서, 보도자료, 연설문, 자기소개서, 설명문, 안내문, 이메일 등 거의 모든 글에 적용해야 할 강력한 글쓰기 방식이라 말한다. 글을 경제적으로 쓰는 능력을 키운다면 분량을 더 늘리지 않고도 경과 정이 조화를 이루는 글을 쓸 수 있다.

글을 경제적으로 쓰는 능력을 키운다면 분량을 더 늘리지 않고도 경과 정이 조화를 이루는 글을 쓸 수 있다. 내용과 형식은 긴밀히 연관된다. 한 편의 글 속에 무르녹아 있지만 글의 본질을 설명하기 위해 두 가지 측면을 불가피하게 나눌 뿐이다. 내용은 글의 정체성은 형식은 글의 전략이다. 내용은 늘 새로워야 한다. 형식은 글의 순서, 구조 등에 관한 것이다. 구조와 배열의 순서는 내용처럼 무한하지 않다.

유용한 형식은 손에 꼽을 만큼 몇 종류로 압축할 수 있다. 피레미(FiReMi) 법칙이 있다. 글은 시작에서 낚시(fishing)를 던져 독자의 관심을 끌고 중간에서 그에 합당한 근거와 이유(reason)를 제시하고 마무리에서 독자의 사고의 변화, 행동의 변화를 이끌어낼 수 있는 메시지(message)를 던져야 한다. 보고서의 시작은 감정의 뇌(변연계)에 호소하는 것이고 중간은 이성의 뇌(신피질)에 설명하는 것이고 마무리는 행동과 결정을 유도하는 것이다.

제목의 힘은 막강하다. 흥미를 끌 제목을 설정해야 한다. 흥미가 없다고 의사결정권자가 보고서를 읽지 않지는 않지만 어떤 심리 상태로 읽느냐가 중요하다. 기획서나 제안서는 기대 효과나 목적을 강조하라. 범위를 최대한 좁히라. 상황보고서, 결과보고서는 구체적 내용을 표현하라. 핵심 키워드를 활용하라. 수요자의 관점에 서라. 쉽고 직관적으로 써라.

개요(槪要)에는 결론과 핵심 메시지(일부 대책만이라도 제시)를 담아야 하고 제목에서 표현된 것을 또 쓰지 않아야 한다. 제목과 개요의 내용이 중복되지 않는 가운데 최대한 많은 정보를 담을 수 있게 배려해야 한다. 목적과 목표의 구별도 중요하다. 목적은 정성적이고 추상적인 데 비해 목표는 정량적이고 구체적이다.

과제 없는 보고서는 상상할 수 없다. 과제는 세 경로로 발생한다. 1. 상황 발생. 2. 지시. 3. 자체 판단 등이다. 보고서의 종류는 많다. 간추리면 기획보고서, 행사기획보고서, 상황보고서, 결과보고서, 요약보고서, 자료요약보고서, 회의보고서 등이 있다.

'보고서의 법칙'의 부제는 '일주일 내로 보고서를 써야 하는 당신에게'이다. 꾸준한 노력이 필요한데 일주일이란 말은 저자가 제시한 팁들을 익히고 간소하게나마 연습하려면 일주일 정도 걸린다는 의미로 들린다. 꼼꼼하고 상세한 책이다. 추천한다. 저자의 말대로 필요할 때마다 펴볼 만한 책이다.

* 리뷰어클럽으로부터 제공받은 도서를 읽고 쓴 리뷰입니다.