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보고서의 법칙
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보고서의 법칙

일주일 내로 보고서를 써야 하는 당신에게

백승권 | 바다출판사 | 2018년 12월 14일 리뷰 총점8.9 정보 더 보기/감추기
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출간일 2018년 12월 14일
쪽수, 무게, 크기 336쪽 | 606g | 152*225*30mm
ISBN13 9791196517311
ISBN10 1196517312

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책소개

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저자 소개 (1명)

동국대 국문학과를 졸업했다. <미디어오늘> 기자, 노무현 정부 청와대 홍보수석실 행정관을 지냈으며, 2010년 대한불교조계종 화쟁위원회 사무국장을 역임했다. 현재 업무용 문서 매뉴얼 제작 및 글쓰기 컨설팅 전문업체인 (주)커뮤니케이션컨설팅앤클리닉 대표를 맡고 있으며 업무용 글쓰기 강사로 활동 중이다. 1980년대 후반 문예지 <녹두꽃>에 두 차례 글을 실었으며 다양한 책을 썼다. 불교 분야로는 《싯다르타의... 동국대 국문학과를 졸업했다. <미디어오늘> 기자, 노무현 정부 청와대 홍보수석실 행정관을 지냈으며, 2010년 대한불교조계종 화쟁위원회 사무국장을 역임했다. 현재 업무용 문서 매뉴얼 제작 및 글쓰기 컨설팅 전문업체인 (주)커뮤니케이션컨설팅앤클리닉 대표를 맡고 있으며 업무용 글쓰기 강사로 활동 중이다. 1980년대 후반 문예지 <녹두꽃>에 두 차례 글을 실었으며 다양한 책을 썼다.

불교 분야로는 《싯다르타의 꿈 세상을 바꾸다》, 글쓰기로는 《보고서의 법칙》, 《글쓰기가 처음입니다》, 《강원국 백승권의 글쓰기 바이블》 등 십여 권의 책을 펴냈다.

사업 목표는 우리나라 모든 정부, 공공 기관, 지자체, 민간 회사의 문서 매뉴얼을 만들고 온라인 글쓰기 플랫폼을 론칭하는 것이다. 개인 목표는 만 60세 이후 자급자족하는 농사를 짓거나, 전 세계를 떠돌며 농사와 불교에 대한 에세이와 소설을 쓰는 것이다.

커뮤니케이션컨설팅앤클리닉(CCC) 대표이자 비즈니스 글쓰기 전문강사.
충북 괴산에서 태어나 문학에 꿈을 두고 대학에서 국문학을 전공했다. ≪미디어오늘≫ 기자로 일했고 노무현 정부 청와대 홍보수석실에서 대통령 보고서와 메시지를 작성하는 〈청와대브리핑〉 책임 편집을 담당했다. 그 후 삼성전자, 현대자동차, SK텔레콤 등 기업과, 공공기관, 대학 등에서 매년 200회 이상 글쓰기 교육과 강연을 하고 있다. 보고서, 기획서, 보도자료 등 대학생, 직장인 맞춤 다양한 실용 글쓰기 강의 덕분에 ‘글쓰기 대한민국 일타강사’로 불린다. tvN <유 퀴즈 온 더 블럭> ‘문서의 신’편에 출연해 보고서 작성 등에 관한 노하우를 공개하며 큰 호응을 얻었다.

지은 책으로는 『보고서의 법칙』, 『글쓰기가 처음입니다』, 『손바닥 자서전 특강』, 『강원국 백승권의 글쓰기 바이블』 등 글쓰기에 관한 책이 있고 어린 시절과 귀농, 아이를 키운 경험이 따뜻하게 묻어나는 『아빠는 나쁜 녀석이야』, 『행복한 어린이 농부』, 『나의 잠을 깨우는 세상에서 가장 행복한 소리』 『싯다르타의 꿈, 세상을 바꾸다』 등 어린이를 위한 책도 여러 권 펴냈다.

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책 속으로

--- p.184

출판사 리뷰

보고서, 모두 잘 쓸 수는 없지만 모두 잘 써야 하는 것
직장인이라면 알 것이다. 직장인 업무의 3분의 1가량이 문서 작성과 관련된 일이다. 하지만 보고서를 비롯한 문서 작성에 대해 정식 교육을 받은 직장인들은 극소수다. 보고서는 직장 선배의 어깨너머로 배우고 상사에게 깨져가면서 하나씩 익혀가는 것이 됐다.

회사의 업무는 보고서에서 시작해서 보고서로 끝난다. 기획보고서로 프로젝트가 시작되고, 회의가 있을 때마다 회의보고서를 작성한다. 중간중간 진행 상황을 알리는 상황보고서를 작성하고, 외부 지원과 협조가 필요할 때는 제안서나 공문을 작성한다. 그리고 프로젝트가 마무리된 후에는 결과보고서를 작성하고, 언론사용 보도자료를 작성한다. 경우에 따라선 SNS도 관리해야 하고, 특별한 행사를 해야 한다면 행사기획보고서도 써야 한다.

보고서는 회사 생활의 알파이자 오메가다. 누군가 일을 잘하는지 못하는지 판가름하는 가장 쉽고도 정확한 척도가 보고서다. 보고서를 잘 쓴다는 것은 업무를 완전히 파악하고 있다는 뜻이고, 업무 추진의 방향을 제대로 제시할 줄 안다는 것이다. 그런 상황에서 자신의 글솜씨 탓을 하며 보고서 작성을 다른 이에게 미룰 수는 없는 것이다.

직장인 모두 보고서를 잘 쓸 수는 없다. 하지만 모두 잘 써야만 한다. 잘 쓴다는 것은 개인 차원의 능력이지만, 잘 써야만 하는 것은 조직 차원의 당위이다. 보고서를 어떻게 썼느냐에 따라 조직 운영의 향방이, 나아가 회사의 운명이 결정된다. 따라서 보고서 작성은 개인이 아니라 조직 차원에서 접근해야 한다. 조직 차원에서 보고서 작성에 관한 시스템과 매뉴얼을 만들어 개인의 능력을 넘어 누구나 일정한 수준의 보고서를 쓸 수 있게 해야 한다.

보고서 작성의 6가지 패턴
보고서는 일기, 시, 소설, 자서전과는 다르다. 자신만의 개성이 두드러지는 글이 아니라 정확한 목적에 따라 일정한 형식을 갖춰 작성되는 글이다. ‘루틴routine’한 글의 세계다. 회사마다 자신들의 상황에 맞게 법칙과 매뉴얼을 정하고 그것을 직원들에게 가르치면 된다.
이 책에서 저자는 보고서 작성에는 특별한 패턴이 있다고 강조한다. 그 6가지의 패턴을 따라 보고서를 작성하면 개인의 글솜씨와는 무관하게, 완성도 높은 보고서를 작성할 수 있다. 글에는 정답이 없지만, 보고서의 길에는 분명한 정답이 있다. 일정한 시간과 노력을 들이면 누구나 어느 정도 수준의 보고서를 작성할 수 있다.

커스터마이징 : 의사결정권자 중심으로 써라
보고서에는 분명한 독자가 있다. 반면에 시와 소설, 수필에는 특정한 독자가 없다. 10대 학생이 읽을 수도 있고, 50대 CEO가 읽을 수도 있다. 그런 글에서는 글을 쓰는 자기 자신이 중심에 있으면 된다. 자신의 취향에 따라 글을 쓰고 독자가 그에 맞춰 읽는 것이다.

보고서는 자신의 생각과 감정을 표현하는 ‘표현적 글쓰기’가 아니다. 특정한 목적에 따라 특정한 인물(조직)과 소통하기 위한 ‘소통적 글쓰기’다. 따라서 보고서의 관건은 독자의 반응이다. 소통적 글쓰기의 중심에는 독자가 있고, 그 독자는 바로 보고서를 읽고 판단을 내릴 의사결정권자다. 결국 보고서는 의사결정권자의 현명한 판단을 이끌어내기 위해 쓰는 것이다.
보고서에 익숙하지 않은 직장인은 보고서를 작성할 때 자신이 일한 순서대로 작성한다. 정작 보고서의 독자인 상사는 그것보다 결과를 중요시한다. 의사결정권자를 중심에 놓고 보고서를 작성하면 보고서의 내용과 구성뿐 아니라 단어, 문장, 표현도 달라진다. 보고자의 이해와 편견이 아니라 사실과 의견이 명확하게 구분되어야 하며, 육하원칙에 따라 주장하는 바가 명확하게 드러나야 한다.

핵심 요약: 짧을수록 좋다
거의 모든 회사가 ‘짧은 보고서’를 강조하고 있다. 『The One Page Proposal』이라는 책이 출간되어 베스트셀러에 오른 지도 20년 가까이 되었다. ‘한 장짜리 보고서One Page Report(OPR)’나 ‘한 장짜리 제안서One Page Proposal(OPP)’를 강조하는 이유는 분명하다. 핵심만 명확하게 전달하라는 것이다. 보고서를 짧게 쓰는 것을 강조하는 이유는 조직의 가장 큰 자산인 의사결정권자의 시간을 아낄 수 있기 때문이다. 의사결정에 드는 시간을 줄이면 업무의 효율성이 높아진다. 윈스턴 처칠은 제2차 세계대전이 눈앞에 닥친 시기에 총리에 취임하고 3달 뒤에 보고서를 핵심만 짧게 쓰라는 편지를 내각 구성원에게 전했다. 보고서는 핵심 포인트를 짚어 짧고 정확하게 써야 한다.

보고서의 핵심은 용건과 이유·근거다. 용건은 보고서가 전하려고 하는 결론과 주장이다. 이유·근거는 용건을 뒷받침하는 역할을 한다. 핵심을 요약하려면 용어를 단순화하고, 불필요한 수식을 제거해야 한다. 화살표나 도형으로 문장을 대체할 수도 있다.

두괄식 : 일의 순서와 판단의 순서는 다르다
보고서는 독자의 이해와 판단을 효율적으로 이끌어내기 위해 쓴다. 감동을 주기 위한 극적인 효과보다는 건조하더라도 명확한 상황을 제시하는 것이 우선이다. 톱다운 방식에 따라 목표를 제시한 뒤 실행방안을 설명해야 한다. 두괄식으로 용건을 제시한 다음 그 이유와 근거를 펼쳐야 한다.

글을 읽을 때 우리의 인지력과 주의력은 시간에 따라 나빠진다. 게다가 사람들은 다른 사람이 쓴 글을 처음부터 끝까지 다 읽지 않는다. 보고서에서 중요한 것은 보고서의 독자가 보고서의 용건을 파악하는 것이다. 중요한 용건을 앞부분에 배치해야 집중력이 높을 때 보고서에 담긴 내용과 주장을 정확하게 파악할 수 있다.

카테고리: 대형마트 방식으로 분류하라
업무용 글쓰기에서 가장 중요한 것은 효율성과 정확성이다. 의사결정권자가 원하는 내용을 찾아 읽기 위해 보고서를 뒤적거리게 해서는 안 된다. 명확한 설계에 맞춰 분류된 카테고리에 따라 필요한 내용을 간편하게 찾아볼 수 있어야 한다. 정확한 분류와 카테고리는 중복과 누락을 방지하는 기능도 한다. 비슷한 수준의 내용을 6-7개 이상 나열하면 집중력이 흐트러진다. 이를 다시 2-3가지로 묶어 카테고리화해야 한다. 카테고리는 보고서를 통해 전달할 내용을 유사한 속성이 있는 것들낄 묶고 그 위에 적절한 이름표를 부착하는 일이다. 업무용 세계에서 카테고리는 읽는 사람만 납득한다면 얼마든지 자의적으로 나눌 수 있다. 적절한 분류는 보고서의 완성도를 높여준다.

개조식: 조각이 아니라 구조를 보여줘라
보고서는 일반적인 글과 달리 문장 앞에 1, 2, 3과 같은 숫자나 I, II, III 같은 로마자,°, -, ●등의 부호(약물)를 붙이고, 조사나 종결어미를 생락할 수 있다. 완성된 문장이 아니라 키워드 중심의 문장이다. 이를 개조식 문장이라 한다. 개조식 문장은 시간을 아끼고 필요한 정보만 제시하기에 적합하다. 짧은 시간에 집 전체를 보여주기 위해서는 서술식보다는 개조식이 편리하다.

개조식 문장의 본질은 단순히 조사와 종결어미를 생략하고 부호를 쓴다는 것이 아니다. 키워드 중심의 표현은 보고 내용의 구조화와 언어의 경제화, 효율성을 극대화하기 위한 수단이다. 언어의 뉘앙스가 아니라 내용과 결론에 집중하도록 하는 것이다.

직관성과 설득력: 읽는 글과 보는 글의 차이
글은 전달 방식에 따라 ‘읽는 글’과 ‘보는 글’로 나눈다. 읽는 글은 개념, 논리, 설명, 추론에 의지한다. 반면에 보는 글은 직관에 의지한다. 광고 카피처럼 단 한 문장으로 머릿속에 그림이 그려져야 한다. 보고서는 보는 글이다. 차분히 앉아서 읽어내려가는 것이 아니라 회의실에서 혹은 보고자를 앞에 세워두고 읽어야 한다. 그렇기에 한눈에 직관적으로 내용이 들어와야 한다.
선경후정, 먼저 경치를 보여주고 그 뒤에 정취를 읊는 한시의 기본 기법이다. 보고서도 이와 마찬가지다. 먼저 보여준 뒤에 설명해야 한다. 효과적으로 내용을 보여주기 위해 편집 용지부터, 글자 크기, 서체뿐 아니라 통계 자료나 시각자료를 활용하는 것도 좋다.

형식에 맞춘 실전 보고서 작성 연습
이 책의 3장 ‘보고서는 형식이다’는 잘 작성된 보고서를 모범으로 삼고, 잘못 작성된 보고서를 실패 사례로 삼아 보고서 작성 연습을 하도록 구성되어 있다. 또한 신문 칼럼 등의 기본 텍스트를 제시해 그것을 중심으로 보고서를 작성하는 ‘텍스트를 이용한 보고서 작성 연습’을 실어 워크북의 형식을 지니고 있다.

보고서는 제목부터 개요, 추진배경, 현황, 문제점, 해결방안 등 구성 요소에 따라 각기 다른 형식이 있다. 이 책에는 보고서의 각 구성요소에 따른 작성 원칙, 기본 논리와 형식, 종류별 작성 방법과 팁이 담겨 있다. 중간중간 실제 보고서 사례를 살피며 제목을 다는 방법, 개요를 설정하는 방법 등 기본적인 작성 방법을 구체적으로 알려준다.

실제 언론 보도와 보고서 사례를 실어 저자의 첨삭을 통해 더 효과적인 보고서 작성 방법을 구체적으로 살핀다. 저자가 제시하는 방법에 따라 실제로 보고서 작성 방법을 연습하면 어느새 보고서의 달인이 되어 있는 자신의 모습을 발견할 수 있을 것이다.

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주간우수작 보고서 잘 쓸 수 있는 구체적 노하우들을 제시한 책
내용 평점5점   편집/디자인 평점4점 | 벤*****북 | 2019-01-20

 

보고서 작성은 직장인의 필수다. 보고서를 통한 의사소통이 원활해야 수월하고 효율적으로 일을 할 수 있다. 그런데 실상은 그렇지 못하다. 체계적 수업을 받지 못했기 때문이다. 그래서 최고의 글쓰기 강사 백승권이 나섰다. 책 제목 '보고서의 법칙'.

 

이 책은 지난 2005년 노무현 대통령의 지시로 청와대 비서실이 6개월의 노력 끝에 만든 '보고서 작성 매뉴얼'을 이어받은 책이다. 1장 일주일 내로 보고서를 써야 하는 당신에게, 2장 보고서는 패턴이다, 3장 보고서는 형식이다, 4장 보고서 종류별 작성 요령 등으로 이루어진 이 책은 저자의 말에 의하면 굳이 순서대로 읽지 않아도 되는 책으로 필요할 때마다 펼쳐보기에 합당하도록 집필되었다.

 

문서 작성은 직장 업무에서 가장 큰 비중을 차지한다.(1/3 비율) 한편 문서작성은 가장 궁금한 대상이기도 하다. 저자는 외국을 상대로 한 업무가 아닌 이상 거의 사용할 일이 없는 영어를 애써서 배우느니 실제 가장 필요하고 중요한 보고서 작성에 대해 배우고 준비해야 한다고 강조한다.

 

저자는 글을 크게 a. 문학(, 소설, 평론)b. 비문학(보고서, 편지, 이메일, 발표 원고 등)으로 나눈 뒤 b는 노력 여하에 따라 잘 쓸 수 있다고 말한다. 보고서 작성은 선택 - 요약 - 배열 - 표현하는 기술이다. 저자는 글은 누에고치처럼 뽑아내는 명주실이 아니라 블록(덩어리)이라 말한다. 중요한 것은 선택 기준 수립, 핵심 요약, 전략적 배열(철저한 두괄식 글쓰기), 직관적 표현의 필요성을 역설한다.

 

의사결정권자 중심으로 쓰는 것이 중요하다. 보고서는 결국 의사결정권자의 현명한 판단을 이끌어내기 위한 것이다. 저자는 보고서는 단순 기록 이상의 의미가 있는바 그것을 제대로 쓰지 않는다면 경험이라는 무형의 자산을 낭비하는 것이나 마찬가지라는 말을 한다. 보고서는 짧게 써야 한다. 짧을수록 좋다.

 

꼭 필요한 말만 해야 한다. 그리고 명료해야 한다. 명료하지 않은 문장은 혼란을 초래한다. 명확한 이유와 근거가 제시되어야 한다. 요약은 그것만으로 충분한 정보가 담겨야 한다. 추상화나 개념화 일변도로 흐르지 않아야 한다. 예시가 수반되어야 하는 것이다.

 

사람들은 대개 다른 사람들의 글을 끝까지 읽지 않는다. 그런데 쓰는 사람은 이 사실을 잊고 상대가 끝까지 읽어야 알 수 있게 쓰기에 소통이 제대로 이루어지지 않는다.

 

미괄식을 두괄식으로 바꾸는 방법은 이렇다. 글이 궁극적으로 독자에게 전하려는 용건(결론, 주장)과 근거와 이유를 찾는다. 용건을 먼저 쓰고 이유나 근거를 다음에 쓴다. 핵심 문장은 번호를 매기고 그 아래 관련 내용을 적당한 크기의 덩어리로 뭉쳐놓는다. 핵심 부분은 모두 볼드 처리한다.

 

미괄식도 장점이 있다. 개인적, 정서적인 글에 유용하다. 스토리텔링 글쓰기에 적합하다. 깨달음과 통찰을 주기 위한 글은 미괄식이 좋다. 대형 마트 방식으로 분류해야 한다. 카테고리로 나누는 것이다. 중복과 누락의 오류를 범하지 않는 것만으로 보고서의 평균적 품질이 보장된다.

 

저자는 인지적 구두쇠와 지식의 저주를 말한다. 인지적 구두쇠는 어떤 상황이나 내용을 파악하기 위해 인지적 노력을 쏟는 것에 인색한 것을 이르는 말이고 지식의 저주는 자신이 아는 만큼 다른 사람도 당연히 알 것이라고 착각하는 것을 이르는 말이다. 피해야 할 오류들이다.

 

저자는 상관은 가장 인색한 인지적 구두쇠임을 잊지 말아야 한다고 말한다. 사람의 마음을 움직이려면 독자의 머릿속에 생각(논리, 의견)과 그림(사실, 경험)을 그려주어야 한다. 그래야 독자의 공감과 동의라는 적극적 반응을 이끌어낼 수 있다.(158 페이지)

 

저자는 선경후정(先景後情)을 말한다. 경치를 먼저 보여주고 글쓴이의 의견과 생각을 말하는 방식이다, 저자는 선경후정은 한시 뿐 아니라 에세이, 칼럼, 보고서, 보도자료, 연설문, 자기소개서, 설명문, 안내문, 이메일 등 거의 모든 글에 적용해야 할 강력한 글쓰기 방식이라 말한다. 글을 경제적으로 쓰는 능력을 키운다면 분량을 더 늘리지 않고도 경과 정이 조화를 이루는 글을 쓸 수 있다.

 

글을 경제적으로 쓰는 능력을 키운다면 분량을 더 늘리지 않고도 경과 정이 조화를 이루는 글을 쓸 수 있다. 내용과 형식은 긴밀히 연관된다. 한 편의 글 속에 무르녹아 있지만 글의 본질을 설명하기 위해 두 가지 측면을 불가피하게 나눌 뿐이다. 내용은 글의 정체성은 형식은 글의 전략이다. 내용은 늘 새로워야 한다. 형식은 글의 순서, 구조 등에 관한 것이다. 구조와 배열의 순서는 내용처럼 무한하지 않다.

 

유용한 형식은 손에 꼽을 만큼 몇 종류로 압축할 수 있다. 피레미(FiReMi) 법칙이 있다. 글은 시작에서 낚시(fishing)를 던져 독자의 관심을 끌고 중간에서 그에 합당한 근거와 이유(reason)를 제시하고 마무리에서 독자의 사고의 변화, 행동의 변화를 이끌어낼 수 있는 메시지(message)를 던져야 한다. 보고서의 시작은 감정의 뇌(변연계)에 호소하는 것이고 중간은 이성의 뇌(신피질)에 설명하는 것이고 마무리는 행동과 결정을 유도하는 것이다.

 

제목의 힘은 막강하다. 흥미를 끌 제목을 설정해야 한다. 흥미가 없다고 의사결정권자가 보고서를 읽지 않지는 않지만 어떤 심리 상태로 읽느냐가 중요하다. 기획서나 제안서는 기대 효과나 목적을 강조하라. 범위를 최대한 좁히라. 상황보고서, 결과보고서는 구체적 내용을 표현하라. 핵심 키워드를 활용하라. 수요자의 관점에 서라. 쉽고 직관적으로 써라.

 

개요(槪要)에는 결론과 핵심 메시지(일부 대책만이라도 제시)를 담아야 하고 제목에서 표현된 것을 또 쓰지 않아야 한다. 제목과 개요의 내용이 중복되지 않는 가운데 최대한 많은 정보를 담을 수 있게 배려해야 한다. 목적과 목표의 구별도 중요하다. 목적은 정성적이고 추상적인 데 비해 목표는 정량적이고 구체적이다.

 

과제 없는 보고서는 상상할 수 없다. 과제는 세 경로로 발생한다. 1. 상황 발생. 2. 지시. 3. 자체 판단 등이다. 보고서의 종류는 많다. 간추리면 기획보고서, 행사기획보고서, 상황보고서, 결과보고서, 요약보고서, 자료요약보고서, 회의보고서 등이 있다.

 

'보고서의 법칙'의 부제는 '일주일 내로 보고서를 써야 하는 당신에게'이다. 꾸준한 노력이 필요한데 일주일이란 말은 저자가 제시한 팁들을 익히고 간소하게나마 연습하려면 일주일 정도 걸린다는 의미로 들린다. 꼼꼼하고 상세한 책이다. 추천한다. 저자의 말대로 필요할 때마다 펴볼 만한 책이다.

 

* 리뷰어클럽으로부터 제공받은 도서를 읽고 쓴 리뷰입니다.

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